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Send document for email signature (Youtrust)

Crée une demande Youtrust à partir de documents munis de Smart Anchors, invite un ou plusieurs signataires par e-mail et dirige le processus selon le résultat final.

Vue d’ensemble

Faire signer un document par e-mail (Youtrust) couvre tout le cycle d’une signature distante : préparation des documents, création des signataires, activation, attente du résultat et récupération des artefacts finaux.

Youtrust envoie les invitations de signature aux contacts fournis. Le processus reste en attente jusqu’à ce que la demande soit signée, refusée, expirée ou annulée.

  • Le node accepte un ou plusieurs documents PDF ou DOCX et un ou plusieurs signataires.
  • Les Smart Anchors définissent les champs de signature dans chaque document.
  • Les documents signés et pistes d’audit peuvent être conservés comme fichiers Ormuz.

Scénario type

Un contrat commercial généré en DOCX contient une ancre pour le client et une autre pour le représentant de l’entreprise. Youtrust invite les deux contacts dans l’ordre prévu, puis la route signed poursuit l’activation du contrat.

Prise en main

Préparez un document avec au moins une Smart Anchor et reliez les contacts qui doivent recevoir l’invitation Youtrust.

Document

  • PDF ou DOCX accessible au processus
  • Au moins une Smart Anchor détectable
  • Indice s1, s2, etc. cohérent avec la liste des signataires

Signataires

  • Prénom, nom et email renseignés
  • Ordre de la liste vérifié
  • Authentification adaptée au niveau de signature
Exemple de configuration
ParamètreBindingRôle
documentscontract_fileDocument rendu par une étape précédente
signerscontract_signersContacts dans l’ordre des ancres
À retenir Youtrust envoie à chaque signataire son invitation et son lien de signature par e-mail.

Routes de décision

signed

Demande signée

Tous les signataires attendus ont signé et Youtrust considère la demande comme terminée.

Action recommandéePoursuivre le processus métier et utiliser les documents signés ou les pistes d’audit selon vos besoins.
declined

Signature refusée

Le signataire a refusé de signer la demande.

Action recommandéeArrêter le traitement qui exige une signature et prévoir la communication ou la revue métier appropriée.
expired

Demande expirée

La date limite a été atteinte avant l’obtention de toutes les signatures attendues.

Action recommandéeDécider si une nouvelle demande doit être créée avec une nouvelle date d’expiration.
cancelled

Demande annulée

La demande Youtrust a été annulée avant son achèvement.

Action recommandéeInterrompre la suite automatique ou créer une nouvelle demande si l’annulation ne met pas fin au besoin métier.
À retenir Une demande non terminale ne choisit aucune route : le processus reste en attente du résultat Youtrust.

Exemple de processus

Contrat à signer
Faire signer un document par e-mail (Youtrust)
Signé
Refusé
Expiré
Annulé
Activer le contrat
Traiter le refus
Relancer
Clôturer

Envoyer un contrat par e-mail, attendre le résultat Youtrust puis poursuivre selon la route terminale.

Résolution des données

Le node construit la demande à partir des objets Ormuz reliés.

DonnéeSource ou règle
Identité des signatairesPrénom, nom, email et, lorsqu’il est disponible, téléphone des contact.
Position des champsEmplacement et dimensions portés par les Smart Anchors dans les documents.
Ordre s1, s2, …Ordre des contacts dans signers.
LangueLangue par défaut de la configuration Youtrust lorsque le contact n’en fournit pas.

Paramètres 10

Demande et documents

Configuration, nom et documents qui définissent la demande.

extension_config_idRequisref(extension_config:youtrust)
Configuration Youtrust active utilisée pour créer ou consulter la demande. Elle détermine notamment l’environnement sandbox ou production et la langue par défaut.
nameRequisstring
Nom métier de la demande de signature, visible dans Youtrust. Choisissez un intitulé qui permet d’identifier clairement le contrat ou le dossier concerné.
documentsRequisFile
Un fichier Ormuz ou une liste de fichiers PDF ou DOCX à signer. Les emplacements de signature doivent être définis dans les documents avec des Smart Anchors Youtrust.

Signataires et sécurité

Destinataires, ordre, niveau de signature et authentification.

signersRequisContact
Un contact Ormuz ou une liste ordonnée de contacts. Chaque contact doit fournir au minimum un prénom, un nom et un email exploitables par Youtrust.
ordered_signersOptionnelboolean
Lorsque cette option est activée, Youtrust sollicite les signataires dans l’ordre fourni. Cet ordre détermine également les indices s1, s2, etc. utilisés par les Smart Anchors.
signature_levelOptionnelenum
Niveau de signature demandé : simple par défaut ou advanced. Vérifiez que votre compte et le mode d’authentification choisi permettent le niveau demandé.
authentication_modeOptionnelenum
Mode d’authentification du signataire : no_otp, email_otp ou sms_otp. Le mode SMS suppose qu’un numéro de téléphone utilisable soit disponible côté Youtrust.

Cycle et conservation

Échéance, référence métier et conservation des preuves.

expiration_dateOptionneldate
Date limite de la demande au format date. Après cette date, une demande inachevée peut emprunter la route expired.
external_referenceOptionnelstring
Référence métier optionnelle transmise à Youtrust pour faciliter le rapprochement avec votre contrat ou votre dossier.
persist_artifactsOptionnelboolean
Lorsque cette option est active, Ormuz conserve les documents signés et les pistes d’audit finales comme fichiers de plateforme lorsque Youtrust les rend disponibles.

Sorties 9

Demande Youtrust

Demande, documents et personnes suivis chez Youtrust.

signature_requestYoutrust signature request
Demande Youtrust avec son identifiant, son état courant et les informations disponibles sur son cycle de signature.
documentsYoutrust document[]
Documents Youtrust rattachés à la demande, avec leurs identifiants et métadonnées disponibles.
signersYoutrust signer[]
Signataires Youtrust rattachés à la demande et leurs états courants.

Décision

Résultat utilisé pour poursuivre ou orienter le processus.

signature_resultOptionnelYoutrust signature result
Résultat métier de la demande, notamment son état et la décision signed, declined, expired ou cancelled.
selected_routeenum
Route terminale choisie par le node : signed, declined, expired ou cancelled.
selected_valueenum
Valeur de décision ayant conduit au routage du processus.

Documents finaux

Preuves et fichiers disponibles à la fin du cycle.

audit_trailsOptionnelYoutrust audit trail[]
Pistes d’audit Youtrust disponibles pour les signataires de la demande terminée.
signed_documents_fileOptionnelFile
Fichier Ormuz contenant les documents signés téléchargés depuis Youtrust. Disponible lorsque la demande est signée et que la conservation des artefacts est activée.
audit_trails_fileOptionnelFile
Fichier Ormuz contenant les pistes d’audit téléchargées depuis Youtrust lorsque leur conservation est activée.

Comportement

Préparer la demande

Le node crée ou réutilise la demande correspondant à cette étape et transmet les documents avec l’analyse des Smart Anchors activée.

Ajouter les signataires

Chaque contact devient un signataire Youtrust avec le niveau et l’authentification configurés.

Envoyer les invitations

La demande est activée en mode e-mail et Youtrust prend en charge les invitations.

Attendre le résultat

Le processus reste suspendu tant que la demande n’a pas atteint un état terminal.

Finaliser

Le résultat, les documents et les pistes d’audit disponibles sont exposés avant le choix de la route.

Limites et responsabilités

  • Le modèle de document doit contenir les Smart Anchors correspondant aux signataires attendus.
  • Une adresse email incorrecte ou inaccessible empêche le signataire de recevoir son invitation.
  • Une nouvelle tentative métier après refus, expiration ou annulation doit créer un nouveau cycle selon vos règles.

Résolution des problèmes

Aucune Smart Anchor détectée

Vérifiez la syntaxe, conservez l’ancre sur une seule ligne et utilisez une police Arial de 10 à 14 px.

Un signataire ne reçoit rien

Vérifiez son email, l’ordre de signature et les réglages de notification de votre compte Youtrust.

La demande reste en attente

Contrôlez l’état de la demande dans Youtrust et la réception des événements de fin de signature.

Smart Anchors Youtrust

Les Smart Anchors sont des marqueurs texte placés directement dans le PDF ou le DOCX. Youtrust crée chaque champ de signature à l’emplacement de son marqueur.

Attention Exemple minimal : {{s1|signature|85|37}} crée un champ de signature de 85 × 37 px pour le premier signataire.
SegmentSignification
s1Premier contact de signers. Utilisez s2, s3, etc. pour les suivants.
signatureType de champ créé par Youtrust.
85Largeur du champ en pixels.
37Hauteur du champ en pixels.
  • Écrivez chaque ancre sur une seule ligne et conservez tous ses segments dans le même bloc de texte.
  • Utilisez de préférence Arial entre 10 et 14 px ; donnez au texte la couleur du fond pour qu’il reste invisible dans le document final.
  • Chaque indice de signataire doit exister dans la demande. Une ancre s2 ne crée aucun champ si un seul signataire est fourni.
  • Le node active automatiquement l’analyse des ancres et refuse la préparation lorsqu’aucune ancre n’est détectée dans les documents signables.

Consultez la documentation Youtrust sur les Smart Anchors pour les autres types de champs et les variantes avancées.